初めて新年会の幹事を任されたあなた！
新年会の進め方や準備の仕方など、初めてでは色々と分からないことが多いと思います。
そんな疑問をお持ちの方に東京での新年会の準備の時期、流れ、ケータリング利用について詳しくお伝えします。
新年会の準備の時期
初めて新年会の幹事を任された方は、何をしたらいいのかわからず不安になってしまいますよね。
しかし、幹事を初めてする方でも新年会の準備さえしっかり行えば、当日スムーズに会を進行することができます。
まずは当日慌てることがないように、早めの段階から準備をすることが大切です。
目安としては、新年会開催日の約1ヶ月前からスケジュール調整、会場の予約、人数の把握を行うといいかもしれません。
大規模な新年会になればなるほど準備に時間がかかるので、50人以上で行う場合は約2ヶ月前から会場の予約をするのが一般的です。
新年会の準備の流れ
いざ新年会の準備をしようとしても、何から始めればいいのやらと戸惑う方は少なくないかと思います。
幹事は主に、日程の調整、会場の選択と予約、当日のスケジュール決めの3つを行います。
それではこの3つを詳しく見ていきましょう。
＊みんなが集まりやすい日程を選ぼう！
新年会というと、1月中旬〜下旬に行うイメージが多いように思います。
しかし、1月は新年会シーズンで会場の予約が難しい場合が多く、最近では混雑を避けて2月上旬に行うケースも増えています。
なるべく多くの人に参加してもらうためには、より集まりやすい時期に開催することをおすすめします。
＊会場の選択と予約をしよう！
日程が決まったら次は会場についてですが、ここでは多くの人に「参加したい」と思ってもらえる場所を選択することが重要です。
まずはどんな人が参加するのか、年齢はいくつぐらいの人が多いか、男性が多いか、女性が多いかなどメンバーの把握をしましょう。
その上で、例えば社長や上司がいて少ししっかりとした忘年会にしたいのであれば、料理は和食にして、落ちついた雰囲気のお店や会場を選ぶようにしましょう。
また場所も大事なポイントで、二次会を行うことも視野に入れて、駅から近い飲食店が多い地域を選択するようにしましょう。
新年会に使えそうな会場やお店はたくさんあるので、選ぶのに迷ってしまいますが、参加者の要望をあらかじめ聞いておくと定まりやすいかもしれません。
また、新年会といえば余興を行い盛り上げることもあるかと思います。
多くの人の前に立ってモノマネをする、特技を披露するといった余興ができる場所かどうかも事前に確認しておきましょう。
＊当日のスケジュール決めをしよう！
日程と場所が決まったら、次に行うことは当日のスケジュールを決めることです。
ここでもお店の選択と同様に参加者のニーズに合わせたスケジュールを立てましょう。
例えば、わいわい騒ぐのが好きな人が多い場合は、「お酒が入って盛り上がってきそうなタイミングで、今をときめくお笑い芸人のモノマネを余興でしよう」というようなスケジュールの立て方です。
また、幹事さんはお金の管理もする必要がありますが、お酒が入ってしまうと参加費を集めることが難しくなってしまいます。
「はじめにお金を徴収して、二次会に参加するかどうかもお金を徴収する際に一緒に聞く」
というように、細かいところまで計画を立てましょう。
スケジュール決めは幹事さんの腕が問われる重要な部分です。
みんなに楽しんでもらえるように事前にアンケートをとったり、できる限りいいプランを考えてみてはいかがでしょうか。
ケータリングを利用しよう
ここまで新年会の流れを説明しましたが、なかなかプランが決まらない、初めてで不安だなと感じている幹事さんはいらっしゃいませんか？
そこで今回おすすめしたいのがケータリングです。
ケータリングは、テーブルや席が整っている会場さえ押さえれば利用することができます。
ケータリングを提供している業者は、初めて利用される方に向けて当日の運営のイメージや食事内容など、不安な点を事前に打ち合わせをする機会を設けていることが多いです。
そのため初めての方でも安心して利用することができます。
加えてケータリングは比較的リーズナブルな価格で利用できるので予算も押さえられ、お財布にも優しいプランになるでしょう。
幹事の方は、ただでさえ忙しい年始にさらに追い打ちをかけるように新年会の準備を行うため、とても忙しい仕事です。
少しでも幹事負担を減らすためには、ケータリングをうまく利用する方法もありますよ。
まとめ
今回は新年会の流れ、ケータリングの利用についてご紹介しました。
初めて幹事を任されてよく分からない方、ぜひ一度東京ケータリングスタイルまでお問い合わせください！
