「同窓会の幹事を任されたけれど、何から始めればいいのか分からない。」
そんな風にお悩みの方はいらっしゃいませんか？
厚い信頼があるからこそ任された大役ですから、きっちり果たしたいですよね。
そこで今回は、同窓会の準備の大まかな流れをご紹介いたします。
◆事前準備の流れ
1．スケジュール決め
幹事メンバーが決まったら、まずは開催日時を決定しましょう。帰省シーズンに合わせると、より多くの参加が見込まれます。また、準備期間は4か月以上見ておくことをオススメします。
いつ同窓生に告知し、いつまでに出欠をとるか、打ち合わせはいつ行うかなどのスケジュールを立てておくと、あとで焦らずに済みます。
2．会場や食事の手配
会場は、地元かつ交通の便が良いところを選ぶと多くの人に集まってもらいやすくなります。
人数の規模や、二次会、三次会の流れを考えて会場決めをしましょう。同時に、食事についても検討しておく必要があります。
3．収支計算
会場代や食事代、当日に使用する備品代を考慮して収支計算をしましょう。
万が一のときにも赤字を回避できるように、少し余裕をもった会費を設定するのが一般的です。
4．案内状発送・出欠管理
同窓生のリストを作成し、同窓会の日時・場所・会費等をお知らせしましょう。あまり形式ばらない同窓会であれば、LINE等のSNSを通じて案内し、出欠をとることも最近では増えてきているようです。
ただ、先生に出席をお願いする場合は、書面で送付するのがマナーになるので、注意しましょう。
5．当日準備・運営
会の直前には、機材等の確認を行いましょう。
当日の運営では受付・進行・写真撮影などの仕事があります。幹事メンバーで仕事を回しつつ、皆さんも楽しんでくださいね。
◆会場・食事の決め方
事前準備の中でも、もっとも不安の種になるのが会場や食事の手配ではないでしょうか。
同窓会の醍醐味は、美味しい食事を楽しみながら同窓生と語り合うことにあります。よって、立食形式をとるのが一般的です。食事の質は会の盛り上がりに重要になる一方で、あまりに高額だと参加者が集まらない可能性が高くなってしまいます。
そこで、オススメするのがケータリングです。
ケータリングなら予算やグレードに合わせた質の良い食事を用意することができます。
また、食事面以外でもお手伝いさせていただくので、幹事の方も存分に会を楽しむことができます。
予算別で豊富なプランをご用意しているほか、ご予算やご希望に合わせたカスタマイズも承っております。
◆まとめ
以上、同窓会の準備の流れをご紹介しました。
東京ケータリングスタイルには、経験豊富なスタッフが揃っているほか、試食や事前打ち合わせなども承っており、初めて幹事をされる方の不安を解消できる体制が整っています！
お気軽にご相談ください！
